Journée mondiale sans papier 2019

La Journée mondiale sans papier, appelée aussi Journée internationale sans papier, est une campagne annuelle qui vise à réduire la quantité de papier produite par les personnes dans leur travail quotidien et leur vie personnelle. Elle a été lancée par l’Association pour la gestion de l’information et des images (AIIM).
AIIM est une organisation à but non lucratif qui fournit des normes. études de marché, formation et certification des professionnels de l’information. Elle a lancé la Journée mondiale sans papier afin de sensibiliser le public à l’énorme quantité de papier utilisé en vain et de promouvoir les technologies sans papier.

La Journée mondiale sans papier était célébrée le quatrième jeudi d’octobre, mais AIIM l’a récemment déplacée à une date fixe, le 6 novembre. Ce jour-là, les entreprises et les particuliers sont encouragés à ne plus utiliser de papier pendant un jour tellement dépendant du papier.

Cette année 2019, la Journée mondiale sans papier a lieu mercredi 6 novembre.

Chaque année, le 22 avril, des personnes du monde entier se réunissent pour célébrer le Jour de la Terre, un événement organisé pour soutenir la protection de l’environnement par le biais de la participation citoyenne. Il est conçu pour sensibiliser le public à la manière dont les actions des particuliers et des entreprises nuisent à l’environnement.

Heureusement, ce n’est pas la seule journée consacrée à cette cause importante. La Journée mondiale sans papier encourage les gens à ne pas utiliser de papier pendant une journée.

Pourquoi la Journée mondiale sans papier est-elle importante?

En éliminant le papier, vous pouvez réduire le nombre d’arbres abattus et utilisés pour la fabrication de produits en papier. Pourquoi est-ce important? Plus de 8 millions de tonnes de papier de bureau sont utilisés chaque année seulement aux États-Unis, soit l’équivalent de 178 millions d’arbres. Et chacun de ces arbres aurait pu fournir de l’oxygène à quatre personnes chaque jour.

Ne pas utiliser des papiers aidera également à améliorer les résultats de votre entreprise. Les entreprises peuvent gaspiller des millions de dollars chaque année en papiers et en gestion des papiers. L’élimination des fichiers physiques et l’organisation numérique des documents avec un système de gestion de documents réduisent bon nombre de ces coûts inutiles.

Ne laissez pas votre espace de travail encombré de papiers. Pourquoi ne pas franchir le pas et passer à un bureau sans papier pour la prochaine Journée mondiale sans papier? Voici comment…

Qu’est-ce qu’un bureau sans papier?

L’idée d’un bureau sans papier n’est pas un nouveau concept. Au début de 1975, BusinessWeek de Bloomberg a publié un article dans lequel il était prévu que le bureau de demain serait sans papier et qu’en 1990, la plupart des enregistrements seraient électroniques.

Bien que les travailleurs du savoir soient mobiles, férus d’informatique et conscients que les processus sans papier améliorent la productivité et réduisent les coûts, la plupart des entreprises luttent toujours contre le flot de documents papier qui encrasse les bureaux et les processus d’entreprise.

Pour les petites entreprises et les pigistes, passer au sans papier peut signifier simplement éliminer les fichiers physiques en gérant toutes les communications sur un smartphone et en utilisant un ordinateur portable pour rédiger des documents. Mais qu’en est-il des grandes entreprises comme la vôtre, qui suivent des processus de gestion de documents beaucoup plus complexes? Est-il encore possible de réduire la dépendance au papier dans notre monde et de passer en douceur au numérique? Oui, ça l’est!

Commencez sur la voie du papier libre avec la numérisation

Pour commencer, vos documents doivent être numérisés, indexés et téléchargés vers un système de gestion de documents . Cela économisera de l’espace dans vos bureaux et vous permettra de les stocker, de les organiser et de les partager en toute sécurité dans l’ensemble de votre organisation.

Numériser des documents vous-même est possible , mais peut être une tâche ardue. Simplifiez-vous la vie en travaillant avec un partenaire de confiance en gestion de documents. Ils préparent, numérisent et indexent chaque document pour vous, quels que soient la taille, le contenu ou le format, créant ainsi des images numériques éclatantes pouvant ensuite être facilement gérées avec un logiciel de gestion de documents.

Mais ne vous arrêtez pas là. Les comptes fournisseurs et les ressources humaines ne sont pas les seuls départements pouvant bénéficier de la numérisation. La plupart des documents qui entrent dans votre entreprise entrent par la salle du courrier. Si vous choisissez de numériser votre salle de courrier, vous pouvez arrêter le flux de papier directement à la source.

Résoudre le problème de papier avec le courrier numérique

Avec un service de courrier électronique, votre courrier entrant est reçu dans une boîte postale dédiée. De là, il est dirigé vers une installation sécurisée de numérisation de documents à préparer, numériser et indexer. Une fois numérisés et indexés, les documents et les données vous sont livrés pour être chargés dans votre logiciel de gestion de documents.

Les services de courrier en ligne peuvent également vous aider à gérer votre courrier électronique. Le courrier électronique entrant peut être dirigé vers une boîte de réception surveillée, après quoi les pièces jointes passent par une capture de données sous contrôle de qualité et sont converties en un type de fichier approprié pour le traitement. Cela signifie que lorsque vous recevez vos documents et vos données, ils sont prêts à être traités; aucun téléchargement de pièce jointe ni impression nécessaire.

Quels sont les avantages de l’absence de papier?

Augmente l’efficacité en éliminant les tâches fastidieuses
Une étude récente a révélé que 46% des petites et moyennes entreprises perdaient du temps en traitement de documents: archivage, impression, numérisation et traitement manuels. Si de nombreux employés sont tenus de signer un document spécifique, le transfert d’un document à un autre peut prendre plusieurs jours, voire une semaine.

Lorsque vous numérisez vos documents et que vous les stockez avec le logiciel de gestion de documents , les employés ont un accès instantané aux documents nécessitant une approbation et peuvent être immédiatement avertis lorsqu’une action est requise.

Encourage le travail à distance et une meilleure collaboration
L’élimination de l’encombrement du papier par la numérisation de documents professionnels ouvre non seulement votre espace de travail, mais permet également aux employés de travailler à distance si cela convient à votre style professionnel.

Vous pouvez soutenir et augmenter la productivité des employés travaillant à distance en adoptant un logiciel de gestion de documents doté d’ une fonctionnalité d’automatisation du flux de travail. Grâce aux flux de travail automatisés, les employés peuvent facilement accéder, approuver et partager des documents de n’importe où. Avec un accès à distance aux documents clés, les employés pourront collaborer et travailler plus efficacement, même lorsqu’ils sont en déplacement.

Réduit l’impact environnemental
Une étude a révélé que plus de 36 000 milliards de feuilles de papier sont utilisées chaque année dans le monde. Bien que nous ayons déjà évoqué les avantages qu’un seul grand arbre puisse faire pour préserver les niveaux d’oxygène sur Terre, le fait de ne pas utiliser de papier peut également réduire la pollution liée à la fabrication du papier, réduire les émissions de gaz à effet de serre et économiser l’eau.

Nous nous réunissons le 6 novembre pour nous engager à une journée sans papier à l’occasion de la Journée mondiale sans papier. Mais ne laissez pas votre engagement se terminer là! Donnez l’exemple et faites votre part pour protéger la Terre pour les années à venir.


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